O objetivo deste capítulo é orientá-lo sobre o módulo Workflow, que é uma ferramenta que, além de compartilhar informações, monitora e consulta as mais variadas atividades relacionadas aos eventos. Esses eventos podem ser entendidos como quaisquer ocorrências que precisam ser monitoradas e podem incluir tarefas, ações, incidentes, processos, solicitações, etc. O módulo Workflow fornece um ponto único de contato, o que permite a comunicação efetiva entre os envolvidos nos eventos. Os principais benefícios dessa metodologia são: redução do tempo de resposta; padronização, centralização e organização da informação; e criação de métricas relacionadas aos eventos.
Devido à sua flexibilidade, o módulo Workflow suporta diversos tipos de evento (veja abaixo).
Através do módulo Workflow, você pode monitorar os seguintes tipos de evento:
•Eventos padrão: eventos desse tipo são criados no próprio módulo Workflow e monitoraram atividades em geral. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desse tipo, veja o Capítulo 10: Workflow -> Eventos -> Criação de eventos padrão e próprios.
•Eventos de tratamento de riscos: os eventos desse tipo (que se dividem em dois subtipos, Controle ou Vulnerabilidade) são gerados na fase Avaliar dos projetos de riscos. Seu objetivo é monitorar as atividades relacionadas à implementação dos controles nos knowledge bases e ao tratamento de vulnerabilidades. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desse tipo, veja o Capítulo 5: Riscos -> Projetos de riscos em ativos -> Riscos: a fase Avaliar.
•Eventos de tratamento de não conformidades: os eventos desse tipo não requerem cadastro manual, pois são gerados na fase Avaliar dos projetos de compliance. Seu objetivo é monitorar as atividades relacionadas ao atendimento de requisitos de um ou mais documentos de referência. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desse tipo, veja o Capítulo 6: Compliance -> Projetos de compliance -> Compliance: a fase Avaliar.
•Eventos de continuidade de negócios: os tipos de evento Aprovação de Planos, Ativação de Planos, Teste de Planos e Continuidade – Revisão para BIA estão disponíveis por padrão com a instalação do módulo de Continuidade. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desses tipos, veja o Capítulo 11: Continuidade -> Configurações do módulo de Continuidade.
•Eventos de riscos corporativos: caso a solução ERM esteja habilitada, o tipo Evento de Risco Corporativo também estará disponível por padrão. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desse tipo, veja o Capítulo 4: ERM -> Catálogo de riscos -> Gerenciar riscos corporativos -> Como cadastrar um risco corporativo.
•Tipos de evento próprios: são novos tipos de evento, além dos listados acima, que podem ser criados na seção Tipos de Objeto do módulo Administração. Esses eventos podem ser criados, por exemplo, para monitorar pedidos específicos de suporte, gerenciar incidentes ou resolver tickets. Uma vez que um tipo de evento próprio é criado, ele estará disponível para seleção no momento da criação de eventos no módulo Workflow ao selecionar uma opção no campo Tipo de Evento. Para todos os outros efeitos, os eventos próprios são similares aos eventos padrão. Eventos próprios também podem ser criados através da solução ERM e do módulo de Continuidade caso estes estejam instalados e a associação com riscos corporativos e planos de continuidade esteja habilitada para os tipos de evento utilizados. Para obter mais detalhes sobre a criação de tipos de evento, veja o Capítulo 17: Administração -> Customizações -> Tipos de objeto. Para obter mais detalhes sobre a criação de eventos desse tipo, veja o Capítulo 10: Workflow -> Eventos -> Criação de eventos padrão e próprios.
Observe que eventos de todos os tipos podem ser associados com objetos do sistema e entre si. Além disso, eventos também podem ter outros eventos subordinados a eles. Para mais detalhes sobre como associar eventos, veja o Capítulo 10: Workflow -> Eventos -> Associações de eventos com objetos e o Capítulo 10: Workflow -> Eventos -> Associação e desassociação de eventos.
No módulo Administração também é possível customizar o layout de tipos específicos de eventos, criar novas abas e restringir as permissões nas abas para perfis do sistema e papéis do Workflow. Para mais detalhes, veja o Capítulo 17: Administração -> Customizações -> Layout de Eventos.
Na seção Consultas, um assistente fornece orientações sobre cada passo do processo de criação de uma consulta para visualizar informações sobre eventos. Essas informações podem ser exibidas por evento, por data, por ativo ou por progresso dos eventos. Os resultados podem ser filtrados por propriedades específicas dos eventos, tais como a situação, a pontuação USR, o tipo de evento e seus atributos, entre outras. Uma vez que uma consulta for gerada, seus resultados podem ser visualizados através de tabelas, por padrão, e também através de mapas se pelo menos um evento no escopo da consulta tiver a sua localização cadastrada.
Na seção Treemap, é possível criar uma consulta para visualizar um mapa composto por caixas de diferentes cores e tamanhos, cada um deles representando um evento específico. Essa consulta pode ser filtrada para exibir apenas determinados tipos e quantidades de eventos. O tamanho e a cor de cada caixa variam de acordo com os indicadores selecionados. Desse modo, é possível ter uma visão geral dos eventos nos quais você tem permissão, conforme as configurações selecionadas.
Na seção Matriz de Eventos, você pode gerar uma matriz que oferece uma visão abrangente dos eventos, organizando-os de acordo com suas propriedades e atributos. Para gerar a matriz, é necessário selecionar as escalas que serão utilizadas nos eixos e definir os campos dos eventos que serão exibidos em cada um deles. Opcionalmente, a matriz pode ser filtrada por coordenador, responsável e situação dos eventos. A matriz pode ser visualizada em três formatos distintos: 3x3, 4x4 ou 5x5, permitindo a escolha do tamanho mais adequado para a análise.