Modelos de mensagem

O objetivo desta seção é orientá-lo sobre a administração dos modelos de mensagem utilizados para enviar notificações por e-mail através do módulo Administração.

O sistema utiliza as mensagens para se comunicar com os seus usuários, transmitindo informações importantes relacionadas às suas atividades e responsabilidades no sistema por meio de notificações na seção Notificações do módulo Meu Espaço, por e-mail ou por ambos os meios. O envio de notificações por e-mail pode ser útil principalmente porque nem todas as pessoas registradas no sistema têm uma conta de acesso para visualizar as notificações no módulo Meu Espaço. Caso não seja necessário, o envio poderá ser desabilitado. Para as mensagens relacionadas aos eventos, você também pode configurar quais papéis do módulo Workflow receberão quais notificações.

Quando um grupo é alocado em um papel, as notificações no módulo Meu Espaço e as notificações por e-mail são enviadas individualmente aos integrantes do grupo. Esses e-mails de notificação serão enviados no idioma padrão do sistema, de acordo com a configuração definida na seção Apresentação do módulo Administração, independentemente do idioma configurado individualmente para contas de usuário na seção Preferências do módulo Meu Espaço.

Diversos modelos de mensagem são fornecidos na instalação do sistema para facilitar a interação com os usuários. Eles podem ser customizados quando necessário, mas não podem ser apagados. No entanto, observe que esse serviço de mensagens deve ser configurado antes que as mensagens de notificação sejam enviadas e antes que modelos sejam editados. Para detalhes, veja o Capítulo 17: Administração -> Configurações -> Serviço de Mensagens.

A tabela a seguir descreve os modelos de mensagem disponíveis no sistema e as variáveis que podem ser usadas em cada modelo. Para detalhes a respeito dessas variáveis e as propriedades que representam, veja o Capítulo 17: Administração -> Customizações -> Modelos de mensagem -> Como editar um modelo de mensagem.

Nome do modelo

Atividade

Utilizado em

Variáveis

Notificações no Módulo Meu Espaço

Arquivos anexados ao evento

Um arquivo foi anexado a um evento.

Workflow

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X

Atualização de conhecimento do Live Update

Conhecimento no sistema é automaticamente atualizado pelo serviço Live Update através de uma tarefa de integração.

Conhecimento

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Aviso de conclusão de knowledge base

Um knowledge base foi concluído.

Conhecimento

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X

Aviso de entrevista pendente

Uma entrevista enviada ainda aguarda resposta.

Projetos

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X

Aviso de revisão pendente

A revisão solicitada de uma entrevista ainda não foi realizada.

Projetos

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X

Credenciais para acesso

Credenciais para acesso ao sistema foram enviadas a um usuário.

Administração

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#system_url#

 

Documentos de referência obsoletos

Um documento de referência tornou-se obsoleto.

Conhecimento

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X

Entrevista cancelada

Uma entrevista foi cancelada.

Projetos

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X

Entrevista enviada

Uma pessoa foi alocada como entrevistada em uma entrevista.

Projetos

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X

Entrevista excluída - mensagem ao entrevistado

Uma entrevista foi excluída. O entrevistado já não precisa respondê-la.

Projetos

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Entrevista excluída - mensagem ao revisor

Uma entrevista foi excluída. O revisor já não precisa revisá-la.

Projetos

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Envio de relatório

Um relatório foi enviado.

Relatórios

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Envolvidos adicionados ao evento

Pessoas ou grupos de pessoas foram alocados como envolvidos em um evento.

Workflow

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X

Envolvidos no evento removidos

Pessoas ou grupos de pessoas foram removidas da lista de pessoas envolvidas em um evento.

Workflow

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Erro Inesperado

Um erro inesperado ocorreu no sistema.

Administração

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Evento cancelado

Um evento foi cancelado.

Workflow

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X

Evento criado

Um evento padrão ou customizado foi criado.

Workflow

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X

Evento de tratamento de não conformidade criado

Um evento de tratamento de não conformidade foi criado.

Workflow

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X

Evento de tratamento de riscos criado

Um evento de tratamento foi criado.

Workflow

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X

Evento excluído

Um evento foi excluído.

Workflow

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Evento fechado

Um evento foi fechado.

Workflow

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X

Evento reaberto

Um evento foi reaberto.

Workflow

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X

Evento subordinado criado

Um evento filho foi criado.

Workflow

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#event_second_reviewer#

#event_third_reviewer#

 

Objetos associados ao evento

Objetos foram associados a um evento.

Workflow

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Objetos dissociados do evento

Objetos foram dissociados de um evento.

Workflow

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Progresso do evento atualizado

O progresso de um evento foi atualizado.

Workflow

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X

Projeto cancelado

Um projeto foi cancelado.

Projetos

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X

Projeto excluído

Um projeto foi excluído.

Projetos

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X

Projetos de compliance obsoletos

Um projeto de compliance tornou-se obsoleto.

Projetos

#obsolete_deadline_complianceprojects# #obsolete_list_complianceprojects#

#name#

X

Projetos de riscos obsoletos

Um projeto de risco tornou-se obsoleto.

Projetos

#obsolete_deadline_riskprojects# #obsolete_list_riskprojects#

#name#

 

Propriedades do evento atualizadas

Um evento foi editado.

Workflow

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X

Recibo de Entrevista Respondida

Uma lista com as respostas fornecidas em uma entrevista concluída e/ou o recibo de uma entrevista concluída foi(foram) enviado(s).

Projetos

#survey_title#

#survey_intervieweename#

#survey_respondeddate#

 

Redefinição de senha

Uma nova senha foi enviada a um usuário.

Administração

#name#

#login#

#password#

#system_url#

 

Relatório vazio

Não há dados de análise a serem enviados no relatório agendado.

Relatórios

#report_schedule_name#

 

Responsável pelo knowledge base

Uma pessoa ou um grupo de pessoas foi alocado como responsável por um knowledge base.

Conhecimento

#kb_name#

#kb_responsible#

#kb_author#

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#kb_type#

#kb_description#

#kb_uri#

X

Revisão cancelada

A revisão de uma entrevista foi cancelada.

Projetos

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X

Revisão de entrevista solicitada

Uma pessoa foi alocada como revisora em uma entrevista.

Projetos

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#interview_code#

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#reviewer_name#

X

Revisão Desconsiderada

A revisão de uma entrevista foi desconsiderada.

Projetos

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#project_uri#

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#asset_name#

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#asset_relevance#

#asset_criticality#

#asset_path#

#asset_longitude#

#asset_latitude#

X

 

Veja a figura abaixo que exemplifica como uma mensagem HTML será exibida para o destinatário:

 

 

Nota: o serviço de mensagens deve ser configurado antes que as mensagens de notificação sejam enviadas. Ele também deve estar habilitado antes que os modelos sejam editados. Para obter mais informações, veja o Capítulo 17: Administração -> Configurações -> Serviço de mensagens.

 

A tabela abaixo apresenta as atividades do sistema que geram notificações no módulo Meu Espaço, por e-mail ou de ambas as formas.

Origem

Evento

Notificação no Meu Espaço

Notificação por e-mail

Relatórios

Um relatório é enviado.

 

X

Relatórios

Não existem dados de análise a serem enviados em um relatório agendado.

 

X

Organização

Alocação de uma pessoa ou grupo como gestor de um perímetro.

X

 

Organização

Alocação de uma pessoa como responsável por um perímetro.

X

 

Organização

Alocação de uma pessoa como responsável por um ativo.

X

 

Organização

Alocação de uma pessoa como responsável por um componente de negócio.

X

 

Organização

Alocação de uma pessoa como responsável por um grupo de pessoas.

X

 

Riscos

Alocação de uma pessoa como líder de um projeto de riscos em ativos.

X

 

Riscos

Alocação de uma pessoa como líder substituto de um projeto de riscos em ativos.

X

 

Riscos

Alocação de uma pessoa como analista de um projeto de riscos em ativos.

X

 

Riscos

Cancelamento de um projeto de riscos em ativos.

X

X

Riscos

Fechamento de um projeto de riscos em ativos.

X

 

Riscos

Reabertura de um projeto de riscos em ativos.

X

 

Riscos

Exclusão de um projeto de riscos em ativos.

X

X

Riscos

Alocação de uma pessoa como entrevistado de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Envio de um resumo das respostas da entrevista e/ou de um recibo de entrevista respondida.

 

X

Riscos

Preenchimento pendente de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Cancelamento de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Alocação de uma pessoa como revisor de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Revisão pendente de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Cancelamento da revisão de uma entrevista de riscos.

X

X

Riscos

Revisão de entrevista desconsiderada.

X

X

Riscos

Exclusão de uma entrevista de riscos.

 

X

Riscos

Remoção de componente de ativo do escopo de um projeto de riscos.

X

 

Riscos

Projeto de riscos obsoleto.

X

X

Compliance

Alocação de uma pessoa como líder de um projeto de compliance.

X

 

Compliance

Alocação de uma pessoa como líder substituto de um projeto de compliance.

X

 

Compliance

Cancelamento de um projeto de compliance.

X

X

Compliance

Fechamento de um projeto de compliance.

X

 

Compliance

Reabertura de um projeto de compliance.

X

 

Compliance

Exclusão de um projeto de compliance.

X

X

Compliance

Alocação de uma pessoa como entrevistado de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Envio de um resumo das repostas da entrevista e/ou de um recibo de entrevista respondida.

 

X

Compliance

Preenchimento pendente de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Cancelamento de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Alocação de uma pessoa como revisor de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Revisão pendente de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Cancelamento da revisão de uma entrevista de compliance.

X

X

Compliance

Revisão de entrevista desconsiderada.

X

X

Compliance

Exclusão de uma entrevista de compliance.

 

X

Compliance

Projeto de compliance obsoleto.

X

X

Conhecimento

Alocação de uma pessoa ou grupo como responsável por um documento de referência.

X

 

Conhecimento

Uma pessoa ou grupo é incluído na audiência de um documento de referência.

X

 

Conhecimento

Documento de referência obsoleto.

X

X

Conhecimento

Alocação de uma pessoa ou grupo como responsável por um knowledge base.

X

X

Conhecimento

Conclusão da edição de um knowledge base.

 

X

Conhecimento

Alocação de uma pessoa ou grupo como responsável por uma pesquisa.

X

 

Workflow

Criação de um evento padrão ou próprio.

X

X

Workflow

Criação de um evento de tratamento de riscos.

 

X

Workflow

Criação de um evento de tratamento de não conformidade.

 

X

Workflow

Criação de um evento subordinado.

 

X

Workflow

Edição de um evento.

X

X

Workflow

Atualização do progresso de um evento.

X

X

Workflow

Cancelamento de um evento.

X

X

Workflow

Fechamento de um evento.

X

X

Workflow

Reabertura de um evento.

X

X

Workflow

Exclusão de um evento.

 

X

Workflow

Anexação de um arquivo a um evento.

X

X

Workflow

Prazo de evento próximo de expirar.

X

Workflow

Prazo de um evento expirado.

X

Workflow

Associação de um envolvido ao evento.

X

X

Workflow

Associação de ativos ao evento.

 

X

Workflow

Dissociação de ativos do evento.

 

X

Workflow

Remoção de pessoa ou grupo da lista de envolvidos em um determinado evento.

 

X

Administração

Exclusão de pessoa de um diretório externo.

X

Administração

Credenciais de acesso enviadas a um usuário.

 

X

Administração

Redefinição de senha.

 

X

Administração

Atualização de conhecimento do Live Update.

 

X

 

Mais:

Como editar um modelo de mensagem