O objetivo desta seção é orientá-lo sobre a administração de documentos de referência, disponível no módulo de Conhecimento.
Documentos de referência podem ser definidos como documentos com os quais as organizações buscam estar em conformidade, tais como leis, regulamentações e códigos de conduta, entre outros. Um documento de referência pode conter informações como conceitos, referências, princípios, diretrizes e, particularmente, requisitos. Geralmente, essas informações são hierarquicamente organizadas ou classificadas, o que facilita a identificação, a leitura e a associação a outras informações necessárias às atividades de compliance.
No sistema, requisitos são as partes do documento que representam regras e padrões sujeitos a verificação, cuja conformidade pode ser analisada no módulo de Compliance. A Módulo fornece diversos documentos de referência para uma ampla variedade de aplicações. Além destes, o sistema também permite que você crie documentos de referência exclusivos para sua organização, que também podem ser importados e exportados.
O editor de documentos de referência, que faz parte do módulo de Conhecimento, permite administrar os documentos de referência, bem como editar os respectivos requisitos e associá-los a requisitos de outros documentos de referência. Pessoas e grupos de pessoas podem ser incluídos na audiência destes documentos. Uma vez publicados, todos os tipos de documento estarão disponíveis para a audiência na aba Documentos do módulo Meu Espaço. Quaisquer arquivos anexados nos documentos também poderão ser visualizados pela audiência.
Nota: todos os documentos de referência possuem um ID composto por três a seis caracteres alfanuméricos (gerado pela equipe de suporte durante a instalação do sistema), acrescidos de um ponto e seis caracteres numéricos sequenciais, de acordo com sua ordem de criação. Já os requisitos possuem um ID composto por seis caracteres alfanuméricos, acrescidos de um ponto, e dez caracteres numéricos sequenciais, de acordo com sua ordem de criação.
Os seis primeiros caracteres são para identificação da origem do documento de referência ou do requisito e podem ser visualizados na seção Informações do módulo Administração. Os IDs dos documentos de referência e dos requisitos criados pela Módulo começam sempre com MOD_PT. No caso da empresa Fictícia, por exemplo, os IDs dos documentos de referência e dos requisitos poderiam começar com FICT01. O último conjunto de caracteres é utilizado como um identificador único para o documento de referência ou para o requisito.