Este tópico fornece orientações para a visualização dos dados de eventos, suas atividades associadas e seus recursos associados, através de uma agenda.
Ao cadastrar eventos agendados, datas e horários de início e término devem ser estabelecidos para cada evento. No caso das atividades, além de uma data e horário de início, a duração do evento também deve ser definida. Com base nesses dados, eventos e atividades podem ser visualizados na agenda. Filtros podem ser configurados para exibir apenas um contexto de eventos específico, para exibir apenas eventos, apenas atividades, ou ambos.
Da mesma maneira, todos os recursos alocados cadastrados para uso em eventos podem ser exibidos em uma agenda, juntamente aos recursos disponíveis, permitindo que quaisquer conflitos de agendamento sejam listados. Observe que, para que conflitos sejam exibidos na agenda, deve haver recursos disponíveis cadastrados no sistema, para que a disponibilidade deles possa ser comparada à dos recursos alocados.
Conflitos são identificados quando a quantidade de um recurso alocado é maior do que a quantidade do recurso disponível correspondente. Ao criar recursos alocados, o mesmo tipo de ativo do recurso correspondente deve ser selecionado, para que conflitos sejam identificados corretamente. Para melhor entendimento, considere o seguinte exemplo:
Um recurso disponível chamado "Efetivo Policial" é cadastrado com o tipo de ativo "Polícia". A quantidade de 10 é selecionada ao criar esse recurso, indicando que há 10 policiais disponíveis. Outro tipo de ativo nomeado "Policiais" está disponível, para o qual não foram cadastrados recursos disponíveis. Quando um recurso alocado representando oficiais da polícia for alocado a um evento agendado, o ativo "Efetivo Policial" deverá ser selecionado. Caso contrário, se o tipo de ativo "Policiais" for escolhido, o sistema indicará um conflito, já que não há recursos suficientes (nesse caso, nenhum) cadastrados sob esse tipo.
Por esse motivo, é importante assegurar que não haja tipos de ativos redundantes no sistema. Para detalhes sobre como criar e gerenciar tipos de ativos veja o Capítulo 17: Administração -> Customizações -> Tipos de objeto.
Adicionalmente, a data e horário indicando o período no qual um recurso estará disponível (campos Inicio da Disponibilidade e Término da Disponibilidade) devem ser coerentes com a data e horário de início e término de quaisquer eventos agendados nos quais os recursos serão utilizados.
Agendas podem ser visualizadas em termos de dias, semanas ou meses. Os conflitos de agendamento identificados estarão disponíveis na agenda para recursos, permitindo que os gestores possam visualizar e resolver problemas rapidamente, antes que os mesmos aconteçam de fato.