Como iniciar e cancelar um fluxo de revisão de uma política

Este tópico fornece orientações sobre como enviar uma política para revisão e aprovação antes de sua publicação. Esse processo é opcional e a política pode ser publicada assim que ao menos uma declaração seja registrada nessa, desde que não haja revisores ou aprovadores alocados. No entanto, se um ou mais revisores ou aprovadores forem alocados, o processo de revisão será solicitado antes que a política possa ser publicada. Se um ou mais dos revisores ou aprovadores forem excluídos do sistema, o fluxo não poderá ser iniciado. Nesse caso, a política deve ser editada e os revisores e aprovadores removidos ou substituídos.

Quando o fluxo de revisão for iniciado, a política não poderá ser editada fora do contexto da revisão. O primeiro revisor alocado receberá uma notificação no módulo Meu Espaço e um e-mail solicitando que o usuário acesse a política, faça as alterações necessárias e confirme a revisão. Quando sua revisão for enviada, o próximo revisor na lista receberá uma notificação e um e-mail para seguir o mesmo procedimento, e assim por diante, até que o último revisor forneça a confirmação da política.

Uma vez que todas as revisões sejam enviadas, os aprovadores alocados receberão um e-mail solicitando a aprovação da política. Se nenhum revisor for alocado, o primeiro aprovador da lista será notificado quando o fluxo de revisão se inicie. Aprovadores receberão uma versão somente leitura da política e poderão apenas aprovar ou reprovar a política, sem fazer quaisquer alterações. Após o primeiro aprovador fornecer confirmação, o próximo aprovador na lista receberá uma notificação por e-mail para seguir o mesmo procedimento, e assim por diante, até que o último aprovador forneça a confirmação da política.

O fluxo pode ser cancelado a qualquer momento. Nesse caso, a política será reaberta para edição e quaisquer alterações feitas por revisores serão mantidas, porém todas as aprovações serão perdidas. Observe que se um revisor ou aprovador for excluído do sistema durante o fluxo de revisão, todo o fluxo será cancelado automaticamente e não será possível editar ou publicar a política.

As notificações de e-mail para revisão e aprovação são controladas por regras de fluxo criadas automaticamente com a instalação do módulo. As regras não podem ser excluídas ou editadas diretamente, mas podem ser desabilitadas, e cópias podem ser criadas e customizadas conforme for necessário. Para mais detalhes, veja o Capítulo 17: Administração -> Customizações -> Regras de fluxo. Observe que as regras de fluxo padrão não se aplicam a tipos customizados de políticas.

1.    Acesse o módulo de Políticas.

2.    Selecione a opção Gerenciar Políticas.

3.    Na seção Gerenciar Políticas, clique em Revisão () ao lado da política para a qual deseja criar um fluxo de revisão e selecione Iniciar Revisão (veja abaixo). Apenas políticas com pelo menos uma declaração e um revisor ou aprovador alocados podem passar por um fluxo de revisão.

O sistema solicita a confirmação para iniciar o fluxo de revisão da política (veja abaixo).

4.    Clique em Iniciar Revisão para confirmar. Se desejar sair da operação, clique em Cancelar.

O sistema exibe uma mensagem de sucesso e o primeiro revisor ou aprovador alocado receberá uma notificação por e-mail, solicitando a revisão ou a aprovação da política.

5.    Para cancelar um fluxo em andamento, na seção Gerenciar Políticas, clique em Revisão () ao lado da política e selecione Cancelar Revisão (veja abaixo). Observe que essa ação só será possível antes que a política seja aprovada pelo último aprovador. As alterações feitas por revisores serão mantidas, porém as aprovações anteriores serão perdidas.

O sistema solicita a confirmação para cancelar o fluxo de revisão da política (veja abaixo).

6.    Clique em Cancelar Revisão para confirmar. Se desejar sair da operação, clique em Cancelar.

O sistema exibe uma mensagem de sucesso e a situação da política retorna a situação "Em Edição".