Como criar um fluxograma BPMN

1.    Acesse o módulo Workflow.

2.    Na lista de eventos, clique em Editar ao lado do evento com o diagrama BPMN que você deseja criar e selecione a opção Diagrama BPMN na lista suspensa exibida (veja abaixo).

 

Interface gráfica do usuário, Texto, Aplicativo, Email

Descrição gerada automaticamente

 

Nota: o diagrama BPM é uma funcionalidade sob-demanda que só é exibida quando habilitada em layouts customizados para tipos de eventos. Portanto, essa funcionalidade pode ser exibida para alguns tipos de eventos, mas não para outros. Para saber mais sobre essa funcionalidade sob-demanda, entre em contato com o seu administrador de contas.

 

O sistema exibe uma tela onde o fluxograma BPMN pode ser criado. As ferramentas de criação do fluxograma são detalhadas abaixo.

 

Ferramenta

Descrição

Mão

Move os elementos do fluxograma.

Laço

Seleciona os elementos incluídos dentro dos limites do laço.

Espacial

Move horizontalmente e verticalmente os elementos do fluxograma.

Conexão Global

Cria fluxos conectando elementos. As conexões podem ter subtipos.

Fluxo de Sequência

Fluxo que indica a ordem em que as tarefas são processadas.

Fluxo Condicional

Fluxo que indica uma condição associada que define se o caminho será seguido ou não.

Fluxo Padrão

Fluxo que indica o caminho padrão a ser seguido, caso todas as outras condições retornem falso.

Associação

Fluxo que associa Objetos de Dados a Tarefas.

Evento de Início

Insere um evento que sinaliza o início de um processo. Um evento é algo que "acontece" durante o processo de negócio. Os Eventos de Início podem ter subtipos.

Evento de Início de Mensagem

Evento que indica que o processo só iniciará quando houver o recebimento de alguma mensagem, seja via e-mail, fax, documento etc.

Evento de Início Temporal

Evento que indica que só será iniciado o processo quando um tempo específico ou ciclo ocorrerem. Por exemplo, o processo pode ser ajustado para iniciar-se sempre às segundas-feiras às 09:00.

Evento de Início Condicional

Evento utilizado para iniciar um processo quando uma condição verdadeira for cumprida. Por exemplo, em um processo em que o início é um pedido de compras, fica condicionado a realização de um novo pedido quando a quantidade em estoque for inferior a 15%.

Evento de Início de Sinal

Evento utilizado quando houver uma comunicação entre os níveis do processo com o envio de um sinal, que pode ser um documento ou outro artefato que não seja uma mensagem, como por exemplo um alerta sonoro.

Evento Intermediário

Insere um Evento Intermediário indicando que o processo só continuará após o evento. Os Eventos Intermediários podem ter subtipos.

Evento Intermediário com Recepção de Mensagem

Evento Intermediário que indica que para dar continuidade ao fluxo em determinado ponto do processo, haverá o recebimento de uma mensagem por um participante (fax, documento, e-mail, etc).

Evento Intermediário com Envio de Mensagem

Evento Intermediário que indica que para dar continuidade ao fluxo em determinado ponto do processo, haverá o envio de uma mensagem para um participante (fax, documento, e-mail, etc).

Evento Intermediário Temporal

Evento Intermediário que indica que o processo deverá aguardar a data ou ciclo previamente definidos. Enquanto não ocorrido o tempo específico, o fluxo permanece parado.

Evento Intermediário Escalável

Evento Intermediário que indica a mudança para um nível mais alto de responsabilidade. Por exemplo, quando uma atividade deve passar de um vendedor para um gerente.

Evento Intermediário Condicional com Recebimento

Evento Intermediário que indica que o processo deverá aguardar a condição previamente estabelecida se cumprir, de modo a haver continuidade. Enquanto não cumprida, o fluxo permanece parado.

Evento Intermediário Conector com Recepção

Evento Intermediário que indica a recepção em uma sequencia, conectando as atividades de um mesmo processo.

Evento Intermediário Conector com Envio

Evento Intermediário que indica o envio em uma sequencia, conectando as atividades de um mesmo processo.

Evento Intermediário de Compensação com Envio

Evento Intermediário utilizado para indicar que um processo deve reverter à uma condição anterior.

Evento Intermediário com Envio de Sinal

Evento Intermediário que indica o envio de um sinal. Por exemplo, um sinal pode ser a emissão de um relatório de acesso público, um alerta emitido quando determinada meta de compra é alcançada, ou seja, qualquer informação que esteja disponível e o interessado ainda não a possua. Caso o interessado já tenha a informação, deverá ser usado o evento Mensagem.

Evento Intermediário com Recepção de Sinal

Evento Intermediário que indica o recebimento de um sinal.

 

Evento de Fim

Insere um evento que sinaliza o fim de um processo. Os Eventos de Fim podem ter subtipos.

Evento de Fim com Envio de Mensagem

Evento de Fim que indica que será enviada uma mensagem no fim do processo.

Evento de Fim Escalável

Evento de Fim que indica a mudança para um nível mais alto de responsabilidade no fim do processo.

Evento de Fim com Erro

Evento de Fim que indica que um erro será criado com o processo.

Evento de Fim    com Compensação

Evento de Fim que indica que será necessária uma compensação no processo. Exemplo: a tarefa de finalização de um pedido em uma loja virtual pode necessitar do cadastro do usuário, portanto será necessário disparar um evento de cadastro paralelo.

Evento de Fim com Envio de Sinal

Evento de Fim que indica o envio de um sinal no fim do processo. Por exemplo, um sinal pode ser a emissão de um relatório de acesso público, um alerta emitido quando determinada meta de compra é alcançada, ou seja, qualquer informação que esteja disponível e o interessado ainda não a possua. Caso o interessado já tenha a informação, deverá ser usado o evento Mensagem.

Finalizar Evento de Fim

Evento de Fim que finaliza o processo.

Desvio Condicional

Insere um Desvio Condicional, também conhecido como decisão, que define o rumo que o fluxo irá seguir para controlar as ramificações dos subsequentes fluxos.  Os desvios podem ter subtipos.

Desvio Condicional Exclusivo

Desvio que indica que existe uma decisão e somente um dos caminhos pode ser escolhido. Um dos caminhos deve ser o padrão, sendo ele o último a ser considerado. Antes do desvio, inevitavelmente, deve haver uma tarefa que forneça dados para a tomada de decisão. Também pode ser utilizado como convergente, quando várias tarefas convergem para uma tarefa posterior comum. Nesse caso, esse elemento será utilizado antes da tarefa comum para demonstrar que todas as anteriores seguirão um mesmo caminho.

Desvio Incondicional em Paralelo

Desvio que indica que não há decisão a ser tomada e todos os caminhos devem ser seguidos simultaneamente. Quando for necessário sincronizar os fluxos, utiliza-se o mesmo desvio.

Desvio Inclusivo Condicional

Desvio que indica uma condição de fluxo inclusiva, em que pode haver uma combinação dos caminhos criados a partir do desvio, de acordo com uma informação a ser verificada. Semanticamente, este desvio funciona como um "e/ou", já que o caminho a ser seguido pode ser um e/ou outro, de acordo com as informações e a lógica do negócio. Para sincronizar os fluxos, utiliza-se o mesmo desvio.

Desvio Complexo

Desvio utilizado para modelar o comportamento de sincronização complexa, oferecendo maior número de opções na modelagem do processo. Ele pode receber e originar um ou mais fluxos e mostra um comportamento que não pode ser capturado por outros tipos de desvio.

Desvio Condicionado por Evento

Desvio que indica que só há um caminho a ser escolhido. Diferentemente do Desvio Condicional Exclusivo, neste desvio deve haver necessariamente Eventos Intermediários em cada um dos caminhos a ser escolhido para estabelecer uma condição de decisão. Quando um for escolhido, as demais opções são eliminadas.

Tarefa

Insere uma tarefa que deve ser realizada ao longo do processo. Tarefas podem ter subtipos e marcadores.

Tarefa de Envio

Tarefa que indica o envio de mensagem a um participante externo. É parecida com o Evento Intermediário de Envio de Mensagem.

Tarefa de Recebimento

Tarefa que indica o recebimento de mensagem de um participante externo. Tem característica semelhante ao Evento Intermediário de Recepção de Mensagem.

Tarefa de Usuário

Tarefa que indica a execução por uma pessoa com a assistência de uma aplicação de software. Por exemplo, a aprovação de um pedido é uma Tarefa de Usuário realizada pelo cliente por meio de um sistema online de compras.  

Tarefa Manual

Tarefa que indica que a atividade é executada manualmente, sem o suporte de uma aplicação de execução de processos de negócio ou outra aplicação. Um exemplo disso pode ser um técnico de telefonia instalando um telefone no endereço de um cliente.

Tarefa de Regra de Negócio

Tarefa que fornece um mecanismo  para processar uma regra de negócio. Por exemplo, em um fluxo de análise do resultado de uma pesquisa, espera-se que uma tarefa do tipo Regra de Negócio represente um mecanismo usado para analisar os dados coletados da pesquisa e produzir o resultado da análise.

Tarefa de Invocação de Serviço

Tarefa que indica que a atividade ocorre automaticamente, ligada a algum tipo de serviço, sem necessidade de interferência humana.

Tarefa de Execução de Script

Tarefa executada por um mecanismo de processo de negócios. A tarefa define um script que o mecanismo pode interpretar. Quando a tarefa começar, o mecanismo executará o script. A tarefa será concluída quando o script for concluído. Por exemplo, em um processo de aprovação de solicitação de empréstimo, a tarefa de script "Checar Crédito" pode ser usada para revisar a situação de crédito do solicitante, o que é feito por meio de um script pré-escrito.

Atividade de Chamada

Atividade definida em um processo que é externa ao processo atual. Ela permite que você crie uma definição de processo reutilizável que pode ser reutilizada em várias outras definições de processo.

Subprocesso (expandido)

Insere um Subprocesso que representa uma tarefa composta por várias atividades, que são incluídas dentro do subprocesso. Em um subprocesso você pode dividir um processo complexo em vários níveis, o que permite que você se concentre em uma área específica em um único diagrama de processo. O subprocesso é dependente do processo, mas possui fluxo próprio. Tanto os subprocessos quanto as tarefas podem possuir marcadores.

Subprocesso (retraído)

Subprocesso que representa uma tarefa composta por várias atividades. O subprocesso retraído esconde os processos nele incluídos, exibindo o processo apenas de forma simplificada. Para exibir todas as atividades dentro do Subprocesso (retraído), é necessário mudar o seu tipo para Subprocesso (expandido).

Subprocesso com Instâncias Múltiplas em Paralelo

Subprocesso que indica a execução com outros subprocessos idênticos simultaneamente. Por exemplo, em uma república universitária os colegas de quarto estão com vontade de comer pizza, a tarefa de "escolher pizza" deve ser repetida para cada colega de quarto antes que se possa fazer o pedido. É muito mais eficiente que todos os colegas de quarto vejam o cardápio de uma só vez e escolham uma pizza juntos. Você pode modelar esse processo usando o Subprocesso de Instâncias Múltiplas em Paralelo.

Subprocesso com Instâncias Múltiplas em Sequência

Subprocesso que indica a execução com outros subprocessos idênticos em sequência. Por exemplo, uma política que deve ser aceita por vários analistas sequencialmente antes de ser aprovada.

Subprocesso com Repetição

Subprocesso cíclico que indica a sua repetição em sequência. Por exemplo, um subprocesso que deve ser executado por uma pessoa a cada hora, como checar e-mails de fornecedores.

Subprocesso com Atividade Ad-Hoc

Subprocesso que representa uma coleção de tarefas que existem exclusivamente para tratar um caso específico, podendo ser executadas em qualquer ordem ou várias vezes. Por exemplo, o subprocesso "Limpar Casa" possui as tarefas "Lavar Louça" e "Varrer o Chão", podendo ser executadas em qualquer ordem, sem um fluxo específico.

Objeto de Dado

Insere um Objeto de Dado que representa informação que transita ao longo do processo, tal como documentos, correio eletrônico ou cartas. São ligados às tarefas por meio de associações. Objetos de Dados podem ter um marcador de Coleção.

Objeto de Dado com Coleção

Objeto de Dado que representa uma coleção de informações como, por exemplo, uma lista de itens de compra.

Repositório de Dados

Insere um Repositório de Dados que indica um lugar onde o processo pode ler ou gravar dados, que persistem além do escopo do processo. Por exemplo, uma base de dados ou um repositório de arquivos.

Divisão

Insere uma Divisão que representa uma entidade responsável pelo processo, ou seja, o participante do processo, podendo ser uma organização, um papel, um ator humano ou um sistema automatizado. Uma divisão pode ser subdividida em compartimentos (raias) para  ilustrar diferentes capacidades ou responsabilidades funcionais.

Compartimento

Compartimento que indica uma subpartição dentro de uma Divisão, organizando de forma horizontal ou vertical as tarefas nele contidas.

Agrupamento

Insere um agrupamento que pode ser usado para fins de documentação ou análise, mas que não afeta o fluxo de sequência.

Anotação

Insere uma anotação que fornecer informações de texto adicionais para o leitor de um fluxograma BPMN.

Fontes: Guia Simplificado de Boas Práticas em Modelagem de Processos com BPMN da UFMG, 2019 e Poster Oficial BPMN 2.0.

 

3.    Crie o fluxograma selecionando as ferramentas exibidas no menu à equerda. No exemplo abaixo foi criado um fluxograma simples sobre o processo de pagamento de um produto, onde foram incluídos Eventos, Tarefas, Fluxos, Desvios e Anotações (veja abaixo).

 

Diagrama

Descrição gerada automaticamente

 

4.    Clique em Redefinir Zoom para ajustar o zoom do fluxograma para o zoom padrão. Você também pode utilizar os atalhos Ctrl + e Ctrl – para ajustar o zoom.

5.    Ao finalizar o fluxograma, clique em Salvar.

 

O sistema exibe uma mensagem de sucesso.

 

6.    Clique em Limpar Fluxograma caso deseje descartar o fluxograma atual para criar um novo do zero.

 

O sistema exibe uma janela pop-up para confirmar a exclusão do fluxograma (veja abaixo).

 

Interface gráfica do usuário, Texto, Aplicativo

Descrição gerada automaticamente 

 

7.    Clique em Limpar Fluxograma BPMN para excluir todos os elementos do fluxograma.  Se deseja sair da operação, clique em Cancelar.

8.    Após limpar o fluxograma, clique em Salvar para salvar a alteração. 

 

O sistema exibe uma mensagem de sucesso.